Apartman Yöneticisi Oldum, Şimdi Neler Yapmalıyım?

Apartmanlarda düzenin sağlanması, ortak yaşam kurallarının uygulanması ve binanın hem fiziksel hem de mali açıdan sağlıklı şekilde yönetilmesi oldukça önemlidir. Yeni seçilen apartman yöneticileri çoğu zaman ilk etapta nereden başlayacaklarını bilemeyebilir. Yönetici olmak yalnızca aidat toplamak ya da temizlikten sorumlu olmak anlamına gelmez; hukuki, mali ve sosyal açıdan birçok sorumluluk beraberinde gelir. Bu nedenle ilk günlerden itibaren doğru adımlar atmak, hem komşularla iyi ilişkiler kurmayı hem de gelecekte sorun yaşamamayı sağlar.

Bu yazılara da göz atabilirsiniz:
Site ve Genel Kurul Toplantıları Ne Zaman Yapılır? 
Site ve Genel Kurul Toplantısında Dikkat Edilecek Hususlar Nelerdir?

Apartman yönetimi, Kat Mülkiyeti Kanunu’na dayalı olarak yürütülür ve yöneticinin görevleri bu kanunda açıkça belirtilmiştir. Yöneticinin ilk yapması gereken, binadaki tüm maliklerle doğru bir iletişim zemini kurmaktır. Bunun için apartman sakinlerine kendini tanıtmak, iletişim bilgilerini paylaşmak ve hangi konularda hangi yöntemlerle bilgi vereceğini belirlemek çok önemlidir. Düzenli bilgilendirme yapılmayan binalarda güven ortamı zedelenir ve yönetime karşı güvensizlik oluşur.

Yeni yöneticinin ikinci önceliği, apartmanın mevcut durumunu tespit etmektir. Bina temizliği, güvenlik, teknik altyapı, asansör, ısıtma sistemi ve ortak alanların kontrol edilmesi gerekir. Böylece ilerleyen süreçte karşılaşılabilecek sorunlara hazırlıklı olunur. Örneğin, küçük bir tesisat arızası erken fark edilmezse büyük bir maliyete yol açabilir. Yöneticinin görevi bu sorunları erkenden görüp çözüm üretmektir. Mali konular ise yöneticiliğin belki de en hassas boyutudur. Aidatların düzenli toplanması, giderlerin şeffaf biçimde paylaşılması ve gerektiğinde resmi muhasebe desteği alınması önemlidir. Her ödeme belgelendirilmeli, makbuz karşılığı alınmalı ve apartman sakinleriyle paylaşılmalıdır. Şeffaf olmayan mali yönetimler, komşuluk ilişkilerini zedeleyen en büyük unsurlardan biridir.

Son olarak, yeni yöneticinin dikkat etmesi gereken bir diğer husus da kanuni yükümlülüklerdir. Özellikle apartmanlarda kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlikçi çalışıyorsa İş Kanunu ve İş Güvenliği Kanunu kapsamında bazı sorumluluklar doğar. Çalışanların sigortalarının yapılması, güvenli bir iş ortamının sağlanması ve iş güvenliği prosedürlerinin uygulanması yöneticinin yükümlülüğüdür. Bu konulara gereken özen gösterildiğinde hem çalışanlar hem de apartman sakinleri için güvenli bir ortam yaratılmış olur.

Yeni Seçilen Apartman Yöneticisi İlk Olarak Ne Yapmalıdır?

Yöneticiliğe ilk adım atan kişiler genellikle büyük bir sorumluluğun altına girdiklerini hisseder. Bu noktada yapılması gereken en doğru şey, görev süresini planlı ve düzenli bir şekilde organize etmektir. İlk olarak apartman sakinleriyle toplantı düzenlenmeli, yönetime dair beklentiler alınmalı ve ortak bir yol haritası çizilmelidir. Bu sayede hem şeffaf bir yönetim anlayışı ortaya konur hem de apartman sakinleri sürece dahil edilmiş olur. Yeni seçilen yöneticinin ilk yapması gerekenlerden biri mevcut sözleşmeleri, faturaları ve apartmana ait resmi belgeleri incelemektir. Su, elektrik, doğalgaz, internet veya asansör bakım sözleşmeleri gibi belgelerin geçerlilik tarihleri kontrol edilmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır. Aksi takdirde sonradan doğabilecek hukuki sorunlar yöneticinin sorumluluğunda kalabilir. Bununla birlikte, apartman yönetim defteri ve karar defteri düzenli tutulmalıdır. Bu defterlerde alınan kararlar, yapılan harcamalar ve geleceğe yönelik planlar yer alır. Yasal bir gereklilik olan bu defterler, ileride doğabilecek anlaşmazlıkların önüne geçmek açısından büyük önem taşır.

Yeni yöneticinin yapması gereken bir diğer önemli adım ise aidat ve gider planlamasıdır. Apartmanın rutin giderleri, planlanan tadilatlar veya bakım çalışmaları için yıllık bir bütçe hazırlanmalı ve bu bütçe tüm apartman sakinlerine sunulmalıdır. Böylece herkes yapılacak harcamalardan haberdar olur ve güven ortamı güçlenir. İletişim kanallarını netleştirmek de yönetimin sağlıklı yürümesi açısından önemlidir. Toplantı tarihleri, acil durumlarda hangi yollarla ulaşılacağı, duyuruların hangi yöntemle yapılacağı baştan belirlenmelidir. WhatsApp grubu, duyuru panosu veya e-posta gibi araçlar kullanılabilir. Yeni yöneticinin yapması gereken en temel şey planlı, şeffaf ve disiplinli bir yönetim anlayışı oluşturmaktır. İlk adımlar ne kadar sağlam atılırsa, ilerleyen süreçte apartman yönetiminde karşılaşılacak sorunlar da o ölçüde azalır.

 

Yöneticiliği Devir Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Apartman yöneticiliğinde en kritik süreçlerden biri, görevin devralınması aşamasıdır. Görevi devralan yeni yönetici, önceki yöneticiden tüm belgeleri, defterleri ve hesapları eksiksiz şekilde teslim almalıdır. Bu aşamada acele edilmemeli, belgeler tek tek kontrol edilmeli ve mümkünse yazılı bir tutanakla teslim alınmalıdır. Böylece ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda kimin hangi sorumluluğu yerine getirmediği net bir şekilde ortaya konabilir.

Öncelikle apartmana ait banka hesapları, kasa durumu ve varsa borç-alacak listeleri detaylı olarak gözden geçirilmelidir. Aidatların toplanıp toplanmadığı, ödenmemiş faturaların olup olmadığı, geçmiş döneme ait borçların ne durumda olduğu mutlaka öğrenilmelidir. Çünkü yeni yönetici, görevi devraldıktan sonra bu mali tabloyu üstlenmiş olur. Eğer açık bir şekilde devir teslim yapılmazsa, eski yöneticiyle yeni yönetici arasında sorunlar yaşanabilir.

Devir sürecinde apartmana ait resmi belgeler de önemlidir. Kat maliklerinin iletişim bilgileri, apartman karar defteri, işletme defteri, sigorta poliçeleri ve bakım anlaşmaları eksiksiz olarak teslim edilmelidir. Eksik belgeler yöneticiliğin sağlıklı yürütülmesini engeller ve ileride ciddi sorunlara yol açabilir.

Binada çalışan personel varsa onların özlük dosyaları da yeni yöneticiye verilmelidir. Bu dosyalarda sigorta bilgileri, maaş bordroları, izin kayıtları ve çalışma koşullarına ilişkin belgeler bulunur. Böylece çalışanlarla ilgili hukuki bir sorun yaşanması durumunda yeni yönetici sorumluluklarını bilerek hareket eder.

Yöneticiliği devralırken yapılması gereken bir diğer önemli husus, bina teknik durumunun kontrol edilmesidir. Asansör periyodik muayene raporları, yangın tüplerinin doluluk durumu, güvenlik kameralarının çalışıp çalışmadığı ve tesisatların bakımı incelenmelidir. Eksiklikler tespit edilirse bunlar tutanak altına alınmalı ve mümkünse apartman sakinleriyle paylaşılmalıdır.

Son olarak, devir teslim sırasında şeffaflık en önemli ilkedir. Yeni yöneticinin, tüm bilgileri apartman sakinleriyle paylaşarak güven ortamı yaratması gerekir. Bu yaklaşım hem geçmiş döneme dair soru işaretlerini ortadan kaldırır hem de yeni yönetimin daha sağlam temeller üzerine kurulmasını sağlar.