Kat Mülkiyeti Kanununa göre 8 ve daha fazla özel yaşam alanına sahip olan apartman ve sitelerde bir yönetici seçilmesinin zorunlu olduğundan  ve sorumluluklarından önceki yazılarımızda bahsetmiştik. Apartman ve site yöneticilerinin yerine getirmekle yükümlü oldukları görevlerin yanı sıra tutmakla yükümlü oldukları defterler de bulunmaktadır.

Site ve apartman yöneticilerin tutmakla yükümlü oldukları defterler, Kat Mülkiyeti Kanununun 32. ve 41. maddelerinde belirtilmiştir.

Denetim Defteri

Kat Mülkiyeti Kanununun 41. maddesinde “Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaralan taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.” ibaresi yer almaktadır.
Apartman ve site yönetiminin tutmakla yükümlü olduğu defterlerin düzenli ve doğru tutulması oldukça önemlidir.

Gelir-Gider Defteri

Apartman ve site gelir – giderleri, verilen makbuzlar ve faturalar kayıt altına alınması zorunlu belgelerdir. Bunların yer aldığı gelir-gider defterinin açılışı ve kapanışının noterce onaylanması gerekmektedir. Noter onaylı bu defter, kaydedilen her bilgiyi resmi hale getirmektedir. Ayrıca kayıtların doğru ve düzenli olarak yapılması yönetimin denetlenmesini kolaylaştırmaktadır.

Kat Malikleri Kurul Defteri (Karar Defteri)

Noter tasdikli olmak zorunda olan bir diğer defter, kat malikleri kurul defteri veya diğer adıyla karar defterine yönetimle ilgili alınan her kararın detaylı yazılması gerekmektedir. Alınan karara aykırı oy veren kişilerin, bu kararı neden verdiğini de detaylı olarak işlemeleri gerekmektedir.

Yaşam alanlarının yönetiminde uyulması gereken birçok kuraldan, dikkat edilmesi gereken birçok husustan biri olan ”tutulması zorunlu defterler” gibi daha başka ayrıntılar da bulunmaktadır. Bu kurallar her zaman kişilerce kolaylıkla takip edilememekle birlikte, gözden kaçan ayrıntılar büyük sıkıntılara sebep olabilmektedir. Bu sebeple, yaşam alanlarınızda profesyonel bir yönetim desteği almanız hem hiçbir ayrıntıyı atlamamanız açısından, hem de bu ayrıntılarla vakit kaybetmemeniz açısından oldukça önemlidir.